Das German Convention Bureau, das Fraunhofer Institut IAO und der EVVC e.V. erforschen im Innovationsverbund „Future Meeting Space“ seit 2015 Trends und Innovationen, die damit einhergehenden Entwicklungen sowie deren Auswirkungen auf die Veranstaltungs- bzw. Meeting Branche. Er analysiert, welche Veranstaltungskonzepte in Zukunft wichtig sein werden, welche Anforderungen und Erwartungen die Teilnehmer der Zukunft an eine Veranstaltung haben und welche Formate sich durchsetzen werden. Die Ergebnisse der Phase 2 dieser Forschungsreihe sollten im Rahmen der Berlin Science Week 2018 vorgestellt werden. Schwerpunkt der Ergebniskommunikation war die Transformation von analog zu digital. Ziel der Tagung war es, den Prozess der Transformation für die Teilnehmer*innen erlebbar zu machen.
02 / Prozess
Präsentiert werden sollten die Ergebnisse in innovativer Atmosphäre rund um die Berlin Science Week. Als Veranstaltungsort wurde der Immersive Show Room des Brandenburger Tor Museums gewählt. Zunächst mussten die Ergebnisse der Studie aufgearbeitet und verinnerlicht werden, um dann daraus ein erlebnisorientiertes Format der Ergebnispräsentation zu konzipieren und letztlich umzusetzen.
03 / Ergebnis
Die Gäste kamen im „analogen“ Raum an und hatten Zeit für Gespräche. In diesem analogen Raum wurde die Digitalisierung bewusst „ausgeschaltet“. Im Anschluss lockte eine Geräuschkulisse die Gäste durch einen „Tunnel“, den inszenierten Ausstellungsraum der Location, in die „digitale Welt“. Mit einem emotional-aktivierenden Opener startete die Präsentation, die durch interaktive und zum Mitmachen animierende Elemente geprägt war. Am Ende der Präsentation fand eine angeregte Diskussion statt, die in einer anschließenden Kaffeepause mit Brain Food fortgeführt wurde. Gestärkt und angeregt ging es weiter mit einem Workshop unter der Leitung von Falling Walls Programme Manager Felix Rundel. Anhand eines Show Case wurde das zuvor vermittelte Wissen vertieft und an einem praktischen Beispiel getestet. Um dem Networking-Anspruch gerecht zu werden, gab es am Ende in gemütlicher Runde noch die Möglichkeit weiter ins Gespräch zu kommen und sich über die erlebten Inhalte auszutauschen.
Auch die grafische Umsetzung stammte, wie bei (fast) allen Veranstaltungen, die wir planen und organisieren, aus unserer digitalen Feder. Schon im Jahr zuvor, für den FMS Phase 1, wurde von uns die Avatarin Ava entwickelt, die zur Vermittlung der Forschungsergebnisse genutzt wurde und nun auch durch die Ergebniskommunikation der Phase 2 führte. Der Immersive Show Room bietet die Möglichkeit auf 87 Bildschirmen eine rundum Bespielung zu realisieren. Die Gestaltung und Koordination der einzelnen Screens erforderte unsere besondere Aufmerksamkeit. Außerdem wurde die gesamte Prezi zur Content-Vermittlung von uns erstellt und mit vielen verschiedenen Infografiken aufgewertet. Grundsatz war es, Bewegung in eine klassischerweise eher statisch ablaufende Präsentation zu bringen: nicht nur das Bild sollte sich bewegen, sondern durch den wechselnden Fokus auch die Teilnehmer – passend zum Forschungsschwerpunkt der Studie: innovative Teilnehmerexperience.
An der Veranstaltung konnte auch virtuell teilgenommen werden: Über einen Livestream konnten die Inhalte mitverfolgt werden und durch digitale Umfragetools aktiv partizipiert werden.
